Les open-spaces classiques sont critiqués
@ Lumina / Stocksy United

Open space : des arguments pour convaincre

Désormais bien ancré dans le paysage des entreprises françaises, l’open space divise toujours employeurs et salariés, souvent réticents à cette organisation considérée comme impersonnelle. La fracture n’est pourtant pas irrémédiable. Comment pouvez-vous aménager et faire évoluer votre politique interne pour rallier toutes vos équipes à la cause des bureaux ouverts ?

L’open space, en conquête de l’Europe depuis la fin des années 1970, est le quotidien de nombreux salariés des bureaux de petites entreprises comme de grands groupes. 29 % des actifs interrogés par le Baromètre 2017 de l’observatoire Actineo*, réalisé par Sociovision, indiquent ainsi travailler dans un espace collectif ouvert (17 % en 2015), contre 65 % dans un bureau fermé individuel ou collectif d’au moins deux personnes. Ceux travaillant en équipe sont même 65 % à travailler dans un open space ! Une autre étude, le Baromètre 2017 de la relation entre l’environnement de travail et le bien être des salariés**, mené par OpinionWay pour CD&B, relève pour sa part que 36 % des salariés d’entreprises de plus de 100 salariés travaillent le plus souvent en open space.

Même si cette organisation se généralise, elle reste en proie à de nombreuses critiques, notamment relayées par les salariés. Une population qui voit plutôt l’idéal dans le bureau individuel fermé (57 % selon l’étude Actineo). Côté employeur, les avantages sont certains même si quelques réserves existent.

Open space : de nombreux avantages pour les entreprises

Pour l’entreprise, quelque soit sa taille, l’open space a de solides arguments pour convaincre :
– une plus grande flexibilité puisque l’espace est modulable au gré des variations de l’effectif et de la composition des équipes ;
– un coût inférieur aux bureaux individuels, notamment par l’optimisation de l’espace qu’ils permettent (entre 10 et 40 % de gains, selon Sociovision Cofremca) ;
– une ambiance de travail conviviale, basée sur la cohésion et le partage entre collaborateurs ;
– des rapports hiérarchiques moins marqués, plus horizontaux : une bonne chose pour tirer le meilleur de chaque salarié ;
– une meilleure supervision des effectifs, avec une vue d’ensemble du plateau.

Des inconvénients surtout pour les salariés

Naturellement, pour profiter pleinement des avantages de l’open space, il apparaît nécessaire que l’employeur prenne conscience de ses inconvénients, la condition sine qua non afin d’être en mesure d’apporter des réponses efficaces :
– un sentiment de perte d’autonomie et de « flicage » pour les salariés, que ce soit par les managers ou leurs collègues ;
– des sensations d’étouffement et (paradoxalement) d’isolement, génératrices de stress et de mal-être ;
– du bruit supplémentaire, qui peut nuire à la concentration et causer des troubles (maux de tête, fatigue…) ;
– davantage de risques de transmission de maladie (gastroentérite, grippe…).

 

Presque deux fois plus d’absentéisme en open space !

Selon des chercheurs de l’université de Stockholm, l’open space serait générateur d’absentéisme. En effet, après examen de près de 2 000 salariés répartis dans différents types de bureaux, ils remarquent une hausse de 90 % des risques d’absence pour maladie de courte durée d’un salarié travaillant dans un petit open space (4 à 9 personnes) par rapport à un autre présent derrière un bureau isolé. Ces chiffres, publiés dans la revue Ergonomics, sont assez similaires pour les open space de tailles moyenne (entre 10 et 24 personnes) et grande (plus de 24 personnes) avec respectivement 92 % et 82 % de risques supplémentaires.

Dans le même temps, les auteurs de l’étude ont constaté un présentéisme de personnes pourtant malade. Selon eux, ce serait en partie le résultat du « contrôle social » lié à l’open space : une source de stress et de transmission de maladie qui est à éviter.

Enfin, le flex office atteint des sommets d’absentéisme chez les hommes (particulièrement attachés à leurs bureaux, signes de distinction sociale) : + 163 % par rapport aux bureaux isolés. Ces espaces sans bureaux fixes ne semblent donc pas convenir à tous, même s’il est difficile de tirer des conclusions de ces résultats. Le flex office offre en effet une grande liberté d’organisation.

Pour les managers, les espaces partagés peuvent s’avérer piégeurs :
– difficultés à maintenir la confidentialité des décisions stratégiques ;
– manque d’intimité provoquant des sollicitations régulières de la part des salariés (et donc des interruptions) ;
– un devoir d’’exemplarité nécessaire à tout instant.

Des solutions pour améliorer l’open space

Heureusement , les réticences des collaborateurs vis-à-vis des espaces ouverts ne sont pas une fatalité. Des solutions de bon sens existent afin de faire de ce lieu de travail, un lieu de partage agréable :

●    La possibilité de s’isoler
Dans le Baromètre Actineo, les actifs expriment leur besoin de bénéficier « de bulles de confidentialité et de salles de réunion de proximité en libre accès » (38 % des sondés font de ce mode de fonctionnement leur préférence). Ainsi, un espace de travail mixant open space réduit avec bureaux cloisonnés pour les réunions et salles de détente offre un meilleur équilibre qu’un gigantesque plateau ouvert.

●    Lutter contre le bruit
L’insonorisation est un point central sur lequel se pencher : le bruit excessif et prolongé étant une cause de fatigue accrue. En 2016, l’AFNOR a d’ailleurs défini la norme NF S31-199 « Acoustique – Performances acoustiques des espaces ouverts de bureaux » qui différencie différents types d’open space (une évolution par rapport au précédent texte) : activité essentiellement par téléphone, basée sur un travail collaboratif, basée sur un travail faiblement collaboratif ou pouvant comporter l’accueil d’un public. Pour limiter la propagation du bruit entre chaque poste, les efforts peuvent se concentrer sur la position des bureaux qui doivent être suffisamment espacés tout en évitant les longs couloirs, sur le choix du mobilier et notamment des matériaux (par exemple de la moquette pour le sol), ou encore sur l’isolation des matériels bruyants ou de la salle de réunion.

●    Créer un espace agréable pour tous
L’aménagement doit prêter attention aux besoins de chaque collaborateur afin de leur offrir des conditions optimales : climatisation, aération et chauffage homogènes dans tout l’espace (pour ne pas faire de jaloux), luminosité efficace, sièges confortables, espaces de rangement fonctionnels, cloisonnettes entre chaque côté de la table mais aussi sur les côtés, matériel à disposition (suffisamment d’imprimantes, de fournitures ou de machines à café), qualité des connexions…

●    Définir des règles de vie commune pour améliorer la qualité de vie au travail
Afin d’assurer la bonne tenue de la vie en société dans l’open space, l’employeur peut aussi définir des règles de conduite à adopter. Une charte interne sera l’occasion de rappeler à chaque collaborateur quelques principes simples : ne pas crier, penser à s’isoler lors de longues conversations téléphoniques, maintenir un bureau rangé tout en laissant une certaine liberté dans la personnalisation de l’espace de travail afin que tous puissent se l’approprier… Profitez-en également pour inclure l’attitude que doivent avoir les managers, notamment concernant le bon respect de la vie privée de chacun.

 

*Enquête Sociovision pour Actineo réalisée online entre le 26 juin et le 10 juillet 2017 auprès de 1 200 actifs français travaillant dans un bureau.
**Enquête menée du du 19 au 25 octobre 2017 auprès d’un échantillon représentatif de 1001 salariés de bureau d’entreprises de 100 salariés et plus, regroupés sur le même site. L’échantillon a été constitué selon la méthode des quotas, au regard des critères de sexe, d’âge, de catégorie socioprofessionnelle, de secteur d’activité et de taille d’entreprise.

 

 

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