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Dirigeants : comment mieux gérer votre temps et votre équilibre vie pro / vie perso ?

Le cahier du dirigeant | 1 juillet 2020
Dirigeants : comment mieux gérer votre temps et votre équilibre vie pro / vie perso ?

Le plus gros “sacrifice” d’un dirigeant de petite entreprise envers son projet entrepreneurial se mesure autant au montant des économies injectées qu’au nombre d’heures qu’il y consacre. Sa vie professionnelle empiète souvent sur sa vie personnelle. Le manque de temps est par ailleurs un grand pourvoyeur de stress. Une étude de l’observatoire Amarok, dédié à la santé des travailleurs non salariés, indique d’ailleurs que 17 % des patrons sont en risque d’épuisement professionnel, et que 72 % d’entre eux travaillent en rentrant chez eux. Comment mieux gérer votre temps ? Comment préserver un juste équilibre entre temps professionnels et temps personnels ? Comment éviter l’épuisement du dirigeant ? Voici quelques clefs et bonnes pratiques sur le sujet.

Identifier son profil pour mieux gérer votre temps

Il n’existe pas de méthode universelle ni de recette miracle pour mieux gérer votre temps. Les actions à mettre en place viennent de la façon dont chaque individu envisage cette problématique. “La gestion du temps est une représentation individuelle”, précise François Délivré, auteur du manuel “Question de temps”.Les difficultés auxquelles chacun fait face ne répondent pas nécessairement à la même logique, et les axes de travail diffèrent selon que l’on corresponde à un profil ou à un autre.” 

Pour mieux agir, il convient donc de commencer par opérer son auto-diagnostic et d’identifier à quel profil on se réfère. Pour cela, s’appuyer sur un regard extérieur peut être une bonne chose. Dans sou ouvrage, François Délivré distingue sept profils de personnes (dirigeants ou collaborateurs)  rencontrant des difficultés d’organisation dans leur travail.

  • les “cigales” : elles ont des difficultés d’anticipation et de planification, ont tendance à croire que la solution va tomber du ciel, et agissent essentiellement en réaction.

  • Les “marmottes” : passives, elles rêvent d’un temps de travail réussi mais ne passent que rarement à l’action. Elles s’organisent sans compter sur une aide extérieure.

  • Les “vite-vite”: ils sous-estiment le temps dont ils ont besoin pour accomplir une tâche et ont ainsi tendance à surcharger leurs journées.

  • Les “non-choix” : ils n’arrivent pas à se décider et cultivent l’art de la procrastination.

  • Les “papillonneurs” : ils commencent mille choses en même temps et n’en terminent aucune.

 

  • Les “sois-sympa” : ils disent oui à tout, par principe, et se retrouvent mécaniquement surchargés au quotidien. Ils ne savent pas classer les priorités, abandonnent les tâches cruciales au profit d’autres sollicitations plus futiles.

  • Les “ne t’arrête pas” : ils ne supportent pas le vide et ont sans cesse besoin de s’occuper à quelque chose. Ils risquent le burn-out car ils ont tendance à repousser leurs limites, sans savoir s’arrêter. 

À chacun de ces profils, une manière d’aborder le problème spécifique : hiérarchiser ses priorités, apprendre à dire non, séquencer ses journées en tâches précises (répondre aux mails, appeler un fournisseur etc.), s’octroyer des moments de loisir/détente etc. « Évidemment, cette analyse demande du temps, note François Délivré. Pour gagner du temps in fine, il convient d’en investir un peu en amont. »

Savoir déléguer et bien s’entourer

Les petites entreprises étant souvent en sous effectif par rapport à la tâche à réaliser, fréquemment, l’homme ou la femme à leur tête est amené à gérer une multitude de tâches annexes, éloignées de son cœur de métier : relation clients, administratif, comptabilité, stratégie.

Pour y passer le moins de temps possible, il convient de savoir s’entourer. Déléguer, c’est avant tout gratifier un collaborateur de sa confiance en lui attribuant une responsabilité. « Avoir le recul nécessaire pour jauger de ce qui peut être confié à une tierce personne implique déjà un premier travail sur soi, avance Nathalie Eichert, consultante RH et coach de patron de TPE/PME. Il faut admettre que l’on ne peut pas tout faire. La réussite de l’entreprise réside dans le travail d’équipe et n’est pas le seul fruit de l’implication de son créateur. »

Le tout est de savoir quoi déléguer et à qui. En premier lieu, analysez les missions ainsi que leurs objectifs respectifs. Déléguez les tâches qui ne doivent pas nécessairement être accomplies par soi même et qui sont chronophages.

« Vous pourrez ainsi davantage vous concentrer sur les choses que vous êtes le seul à pouvoir effectuer en particulier concernant la stratégie globale et le développement de la société, souligne la coach, qui tient à rappeler que confier des missions en sur-contrôlant ses collaborateurs n’est pas déléguer et ne fait pas gagner de temps. »

Elle propose ainsi, en plus d’être clair et précis sur les consignes en amont, d’effectuer avec le collaborateur des entretiens de retour d’expérience, d’allouer un « temps de débriefing ». Ceci a un double avantage : « Accroître la confiance, gagner du temps, et le faire monter en compétences. ». 

Enfin, « pour préserver leur santé physique et mentale, les dirigeants d’entreprise doivent veiller à gérer l pour leur vie personnelle, leur vie de famille, leur vie sociale, leurs passions et décrocher du travail. Il ne faut pas oublier que l’enjeu est de tenir sur la durée » conclut Nathalie Eichert.

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