Les réunions accaparent souvent un temps important de la journée ou du temps de travail des managers et des salariés. Souvent fastidieuses, elles peuvent pourtant être améliorées pour devenir efficaces et attractives.

D’abord, il y a la recherche d’une salle disponible. Quand celle-ci l’est enfin, tout le monde s’installe… en attendant les retardataires. Puis la réunion peut enfin commencer. Pendant les discussions, difficile de garder sa concentration, entre ceux qui crayonnent, tapotent « discrètement » sur leur portable ou s’endorment inexorablement… Et c’est sans compter les difficultés à diffuser sur écran le PowerPoint ou à mettre sur haut-parleurs un collaborateur joint par téléphone.

Si toutes les réunions ne prennent pas cette fâcheuse tournure, un peu caricaturale, ce n’est pourtant pas une vue de l’esprit. Les employés des PME françaises passeraient en effet environ 25 heures par mois en réunion, selon une étude de Sharp*. Le coût pour les entreprises n’est pas négligeable : plus de 3 000 € par an et par employé.

L’efficacité des réunions remise en cause

L’avis des salariés est d’ailleurs sans appel : 85 % des personnes interrogées estiment être davantage productives à leur bureau. Ces réunions sont pour la plupart ennuyeuses (56 %), n’aboutissent en général à aucune action concrète (59 %) et sont trop formelles (71 %). Un tiers des collaborateurs en profitent ainsi pour vérifier leurs mails et 15 % rédigent la liste des tâches à venir. Les 18-34 ans sont les plus dissipés : 29 % passent leur temps sur les réseaux sociaux et 42 % envoient régulièrement des messages.

Comment améliorer la qualité des réunions ?

Évidemment, toutes les réunions ne sont pas inutiles et inefficaces. Mais il est légitime de se pencher sur la question pour les optimiser en suivant quelques pistes.

L’organisation est primordiale pour offrir des bases solides à des réunions constructives :

• Préparez la réunion en amont en envoyant un ordre du jour et les documents préparatoires s’il y en a. Envoyez-les à l’ensemble des personnes présentes ;
• Ciblez uniquement les participants nécessaires (31 % des sondés déplorent un nombre excessifs de participants) et n’élargissez à d’autres personnes que de manière très ciblée, dans le cadre d’interventions courtes ;
• Cassez les routines des réunions organisées au même jour, à la même heure. Elles ne sont pas toujours utiles et perdent naturellement en dynamisme ;
• Adaptez la forme des réunions en fonction des sujets traités (83 % estiment que toutes les réunions sont conçues sur la même structure) ;
• Utilisez un outil partagé efficace avec un système de relance automatique pour convier les participants. Une bonne façon d’éviter les retards ;
• Évitez le créneau après le déjeuner, lorsque la digestion est en cours.

La salle de réunion et ses équipements peuvent faire la différence en offrant un confort certain : 

• Organisez vos réunions dans une salle réservée à cet effet : lumineuse (si possible naturellement, murs clairs…), isolée et permettant à chacun de voir l’action de l’animateur ;
• Équipez-vous d’outils technologiques adaptés aux présentations (35 % des collaborateurs effectuent leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs).

Le déroulé de la rencontre entre collaborateurs réclame méthode et ouverture :

• Énoncez quelques principes de bonnes conduites au début de la réunion, notamment pour éviter l’utilisation excessive des portables ;
• Rappelez les objectifs de la réunion au début de celle-ci et cadrez le temps qui sera consacré à chaque point ;
• Préférez des interventions courtes plutôt que de longs tunnels de monologues. Pour les réunions qui durent, faites des pauses régulières et prévoyez café, eau et collations ;
• Encouragez la participation de chaque personne présente et restez à l’écoute ;
• Concluez la réunion en effectuant un bilan des avancées et des éléments restant en suspens. Définissez les objectifs de la prochaine échéance. Enfin, assurez-vous de la bonne compréhension de tous des conclusions tirées ;
• Envoyez dans les heures qui suivent un compte-rendu concis par mail à l’ensemble des participants…

Afin de vous aider dans cette démarche, évaluez fréquemment l’efficacité de vos actions… N’hésitez pas ensuite à soumettre vos propositions d’amélioration par écrit et… à en débattre en réunion !

*Étude réalisée par Censuswide pour Sharp Europe auprès d’un échantillon représentatif de 1 017 employés de bureau interrogés en lignes.